Como cobrar cliente inadimplente de forma legal: passo a passo para empresas

Para saber como cobrar cliente inadimplente de forma legal, siga uma escada: contato amigável, notificação extrajudicial, acordo, protesto ou negativação e, só então, ação judicial. Em cada degrau a empresa pode cobrar com firmeza, desde que não exponha, ameace ou constranja o devedor.

O que é cobrança extrajudicial

Definição: cobrança extrajudicial é toda tentativa de receber uma dívida vencida sem processo judicial, como lembrete, ligação, e-mail, notificação, protesto em cartório e inscrição em cadastro de inadimplentes. Ela é lícita e costuma ser o caminho mais barato, desde que respeite os limites da lei.

O atraso é comum dos dois lados do balcão. Em setembro de 2026, 5,99% da carteira de crédito das pessoas físicas e 3,28% da carteira das pessoas jurídicas no sistema financeiro tinham parcela vencida havia mais de 90 dias, segundo as séries de inadimplência do Banco Central.

Se o cliente comprou como destinatário final, a relação é de consumo e o CDC se aplica. Se o devedor é empresa que usou o serviço na própria atividade, valem o Código Civil e o contrato.

Mesmo entre empresas, cobrar com abuso é ato ilícito (Código Civil, art. 187), e quem processa por dívida já paga pode ter de devolver o dobro (art. 940). Agências têm questões próprias de escopo e entrega, tratadas em cliente que não paga a agência.

Checklist: o que ter em mãos antes de cobrar

Antes do primeiro contato, junte:

• contrato ou proposta aceita, com valor, vencimento, multa e juros;
• nota fiscal ou boleto de cada parcela em aberto;
• comprovante de entrega ou de execução do serviço;
• conversas em que o cliente reconhece a dívida;
• aceite da duplicata, se houver, e CPF ou CNPJ e endereço do devedor;
• planilha com valor original, vencimento e cálculo dos encargos.

Confira se o documento já é título executivo: o documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas tem essa força (CPC, art. 784, III), e no contrato eletrônico as testemunhas são dispensadas quando um provedor de assinatura confere a integridade (art. 784, § 4º).

Em relação de consumo, todo documento de cobrança deve trazer nome, endereço e CPF ou CNPJ do fornecedor (CDC, art. 42-A).

Como cobrar cliente inadimplente: a escada da cobrança em 7 passos

Cada passo custa mais que o anterior e aumenta a pressão sobre o devedor.

1. Lembrete e contato amigável

Parte dos atrasos é esquecimento. Uma mensagem no dia seguinte ao vencimento, com boleto atualizado e canal para negociar, enviada ao próprio cliente em horário comercial, resolve parte dos casos.

2. Notificação extrajudicial

Se o lembrete não funcionou, envie uma notificação formal com o valor, a origem da dívida, o prazo para pagamento e o que acontece depois dele. Quando o contrato não tem data de vencimento, é a notificação que coloca o devedor em mora (Código Civil, art. 397, parágrafo único).

Use o modelo de notificação extrajudicial de cobrança de valores e envie por meio que prove o recebimento, como carta com aviso de recebimento ou cartório de títulos e documentos.

3. Acordo e confissão de dívida

Negociar funciona até dentro do processo. Segundo o Justiça em Números 2026, do CNJ, 28% das execuções de títulos extrajudiciais não fiscais na Justiça Estadual terminaram em conciliação em 2025.

Formalize o acordo em confissão de dívida com valor, parcelas, multa e vencimento antecipado. Com duas testemunhas ou assinatura eletrônica validada, ela vira título executivo. O reconhecimento da dívida também interrompe a prescrição (Código Civil, art. 202, VI).

4. Protesto em cartório

Protesto é o ato formal que prova a inadimplência de títulos e outros documentos de dívida (Lei 9.492/1997, art. 1º). A expressão “outros documentos de dívida” abre espaço para protestar, além de duplicata e cheque, contrato ou confissão com valor certo e vencido, o que o tabelião confere.

O tabelião intima o devedor, e o protesto é registrado em até três dias úteis contados da protocolização se não houver pagamento (art. 12). Os cartórios repassam a relação de protestos às entidades de proteção ao crédito (art. 29), o que costuma acelerar o pagamento.

A Lei 14.711/2023 criou a solução negocial prévia ao protesto (art. 11-A): o cartório envia ao devedor, por carta, e-mail ou aplicativo, uma proposta do credor com prazo de resposta de até 30 dias. Se falhar, o pedido vira protesto pelo valor original.

Os emolumentos seguem lei estadual. O cartório pode exigir depósito prévio do credor, reembolsado quando o devedor paga (art. 37, § 1º), e a regra muda conforme o estado.

5. Negativação com aviso prévio

A inscrição em cadastro de inadimplentes deve ser comunicada por escrito ao consumidor antes de acontecer (CDC, art. 43, § 2º). Pela Súmula 359 do STJ, essa comunicação cabe ao órgão mantenedor do cadastro, e a Súmula 404 dispensa o aviso de recebimento na carta.

A anotação pode durar no máximo cinco anos (art. 43, § 1º, e Súmula 323), e não pode ser mantida depois que a dívida prescreve (§ 5º). Depois do pagamento integral, o credor tem cinco dias úteis para pedir a exclusão (Súmula 548).

6. Juizado Especial Cível

O Juizado julga causas de até 40 salários mínimos e executa títulos extrajudiciais no mesmo limite (Lei 9.099/1995, art. 3º). Não há custas no primeiro grau (art. 54), e a presença de advogado é obrigatória acima de 20 salários mínimos (art. 9º).

Como autores, a lei admite pessoas físicas capazes, MEI, microempresas e empresas de pequeno porte, entre poucos outros (art. 8º, § 1º).

7. Monitória, execução ou ação de cobrança

Com título executivo, cabe execução: o devedor é citado para pagar em três dias, sob pena de penhora (CPC, art. 829), e os honorários de 10% caem pela metade se ele pagar nesse prazo (art. 827). O passo a passo está em como fazer uma execução extrajudicial.

Com prova escrita sem força executiva, como e-mail de aceite, pedido sem testemunhas ou cheque prescrito, cabe ação monitória (CPC, arts. 700 a 702). O juiz manda pagar em 15 dias com honorários de 5%, e sem pagamento nem embargos o mandado vira título judicial. Veja a petição de ação monitória.

Sem prova escrita, resta a ação de cobrança pelo procedimento comum, com produção de provas. Em qualquer execução, o credor pode pedir ao juiz a inclusão do nome do executado em cadastros de inadimplentes (CPC, art. 782, § 3º).

Comparativo dos caminhos de cobrança

Prazos previstos em lei; custo comparativo, sem honorários.

O que a lei proíbe na cobrança

Na relação de consumo, o consumidor inadimplente não pode ser exposto a ridículo nem submetido a constrangimento ou ameaça (CDC, art. 42). Cobrar com ameaça, coação, afirmação falsa ou de modo que interfira no trabalho, no descanso ou no lazer do devedor é crime, com pena de detenção de três meses a um ano e multa (art. 71).

Na prática, evite estas condutas:

• ligar para parentes, vizinhos ou empregador do devedor;
• expor a dívida em rede social ou grupo, caso de cobranças vexatórias em rede social;
• ameaçar com prisão ou polícia;
• ligar várias vezes por dia ou de madrugada;
• cobrar valor indevido ou encargo fora do contrato;
• reter documento do cliente ou cortar serviço sem previsão contratual.

Não há lei federal que fixe horário para ligações de cobrança, mas há normas estaduais e municipais, e o art. 71 já pune a cobrança que atrapalha o descanso ou o trabalho.

Quem cobra quantia indevida de consumidor e recebe deve devolver o dobro do que foi pago em excesso, salvo engano justificável (CDC, art. 42, parágrafo único). Em setembro de 2026, o STJ julgou, em recurso repetitivo, o Tema 929: a devolução em dobro independe de má-fé e cabe quando a cobrança contraria a boa-fé objetiva (acórdão publicado em 3 de novembro de 2026).

Entre empresas, quem não paga não pode exigir a prestação da outra parte (Código Civil, art. 476), mas preveja no contrato o aviso e o prazo para suspender o serviço.

A LGPD permite usar dados pessoais para executar o contrato, exercer direitos em processo e proteger o crédito (art. 7º, V, VI e X), o que não autoriza contar a dívida a familiares ou colegas.

Juros, correção e multa: o que pode entrar na conta

Se o contrato fixa índice de correção, juros e multa dentro dos limites legais, vale o contrato. Se é omisso, aplica-se a Lei 14.905/2024: a correção monetária segue o IPCA (Código Civil, art. 389, parágrafo único) e os juros seguem a taxa legal, que é a Selic menos o IPCA (art. 406, § 1º), com metodologia divulgada pelo Banco Central.

O limite de 2% para a multa de mora está no CDC, art. 52, § 1º. Ele trata do fornecimento com crédito ou financiamento ao consumidor, como a venda parcelada pela própria loja.

Fora do CDC, a multa é cláusula penal (Código Civil, arts. 408 a 416). Ela não pode passar do valor da obrigação principal (art. 412), o juiz a reduz se for excessiva ou se a obrigação foi cumprida em parte (art. 413), e o credor não precisa provar prejuízo para cobrá-la (art. 416).

Prazo para cobrar: quando a dívida prescreve

Prescrita a dívida, a empresa perde o direito de exigi-la na Justiça. Prazos comuns:

• 5 anos para dívida líquida em instrumento público ou particular, como contrato com valor definido (Código Civil, art. 206, § 5º, I);
• 3 anos para cobrar título de crédito, ressalvadas as leis especiais, e para enriquecimento sem causa (art. 206, § 3º, VIII e IV);
• 10 anos quando a lei não fixa prazo menor (art. 205);
• 3 anos para executar duplicata contra o sacado, contados do vencimento (Lei 5.474/1968, art. 18, I);
• 6 meses para executar cheque, contados do fim do prazo de apresentação de 30 ou 60 dias (Lei 7.357/1985, arts. 33 e 59), e mais 2 anos para a ação de enriquecimento (art. 61);
• 5 anos para a monitória de cheque sem força executiva, a contar do dia seguinte à data de emissão (Súmula 503 do STJ).

A prescrição só pode ser interrompida uma vez (art. 202). O protesto cambial interrompe o prazo (inciso III), assim como o reconhecimento da dívida pelo devedor (inciso VI), e o prazo recomeça do zero a partir desse ato.

Perguntas frequentes

Posso negativar o cliente sem avisar antes?

Não. O consumidor deve ser comunicado por escrito antes da inscrição (CDC, art. 43, § 2º), e essa carta é enviada pelo órgão mantenedor do cadastro (Súmula 359 do STJ). A falta do aviso pode gerar o cancelamento da anotação e indenização.

Posso cobrar por WhatsApp ou e-mail?

Sim, se a mensagem vai ao próprio devedor, em horário razoável e sem ameaça. Grupo com terceiros e mensagens repetidas no mesmo dia passam do limite.

Minha empresa pode cobrar no Juizado Especial?

Pode, se for microempreendedor individual, microempresa ou empresa de pequeno porte e a dívida não passar de 40 salários mínimos (Lei 9.099/1995, arts. 3º e 8º, § 1º). Acima de 20 salários mínimos, o advogado é obrigatório.

Posso cobrar juros e multa se o contrato não fala nada?

Juros e correção, sim: sem previsão, valem a taxa legal e o IPCA (Código Civil, arts. 389 e 406). Multa, não, porque ela depende de cláusula no contrato.

Atuação do escritório

O Castro & Paranhos Advogados revisa contratos com cláusulas de cobrança e atua em notificações, acordos, protestos, monitórias e execuções para empresas.

Este conteúdo é informativo e não substitui a análise do caso concreto por um advogado.

Fontes consultadas

• Código de Defesa do Consumidor, Planalto
• Código Civil, Planalto
• Código de Processo Civil, Planalto
• Lei 9.492/1997 (protesto), Planalto
• Lei 14.711/2023, Planalto
• Lei 14.905/2024, Planalto
• Lei 9.099/1995 (Juizados Especiais), Planalto
• LGPD, Planalto
• Lei 12.414/2011 (cadastro positivo), Planalto
• Lei 5.474/1968 (duplicata), Planalto
• Lei 7.357/1985 (cheque), Planalto
• STJ, Súmula 359, Súmula 404, Súmula 323, Súmula 548 e Súmula 503
• STJ, Tema 929 (repetição em dobro)
• Banco Central, inadimplência de pessoas físicas e de pessoas jurídicas
• CNJ, Justiça em Números 2026

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Escrito por Diego Castro, advogado com atuação em Direito Digital, OAB/PI 15.613, Castro & Paranhos Advogados. Atualizado em 8 de novembro de 2026.